Hamburg (em/jj) Effektive Unternehmensführung kann so einfach sein insbesondere im Mittelstand kommt eine effektive Organisation des Unternehmens jedoch oft zu kurz. Gerade in Zeiten guter Auslastung ist die Unternehmensführung eher damit beschäftigt, das Tagesgeschäft reibungslos abzuarbeiten.

Um eine gute Organisation will sie sich kümmern aber erst, wenn die Nachfrage nicht mehr ganz so groß ist. Zunächst einmal gilt es, sich um die Kunden zu kümmern und um den einen Mitarbeiter in der Produktion, der schon seit einiger Zeit nicht mehr „funktioniert“ und mit dem mal ein ernstes Gespräch geführt werden muss. Die Folge dieser Denkweise:
• Unzufriedene Kunden die sich einen anderen Lieferanten suchen wollen
• Unzufriedene Mitarbeiter die sich einen anderen Arbeitgeber suchen wollen
• Unzufriedene Chefs die sich den ganzen Tag über die eben genannten Punkte ärgern

Mir ging es als Unternehmer seinerzeit genauso. Das Tagesgeschäft dominierte die täglichen Prioritäten. Für Fragen der Organisation und Abläufe blieb nur wenig Zeit bis die Unzufriedenheit ein solches Ausmaß annahm, dass es keine andere Option gab.

Gute Abläufe gute Leistungen
Die eigene Einschätzung von Unternehmern beziehungsweise Führungskräften ist natürlich eine andere. Man ist nicht unorganisiert, man ist vielmehr flexibel. Die Flexibilität hat das Unternehmen immerhin dahin gebracht, wo es heute steht. Diese Flexibilität war in der Wachstumsphase des Unternehmens auch gut so. Aber mit der Zeit entwickeln sich Unternehmen weiter. Sie wachsen, zum Beispiel von 10 auf 30 Mitarbeiter. Da braucht es andere Organisationsformen das ist für Unternehmer oftmals nur schwer zu verstehen. Denn das, was bisher den Erfolg gebracht hat, funktioniert nun nicht mehr.

Klare Strukturen
Wer zu 100 Prozent flexibel sein will, muss jeden Tag alles neu organisieren. Für die Mitarbeiter bedeutet das eine enorme Herausforderung und für den Chef oder die Chefin erst recht. Denn eine zu flexible Arbeitsweise verhindert zum Beispiel, dass Prozesse schnell optimiert werden, Zuständigkeiten klar definiert werden, die Fluktuation sinkt, passende Mitarbeiter gefunden werden und die Arbeitsbelastung für die Führungskräfte verringert wird. Es geht einer Vielzahl von Unternehmen in der Gründungsphase so oder so ähnlich. Stellenbeschreibungen was sollen wir denn damit? Diese Flexibilität hat die Expansion doch erst so erfolgreich gemacht! Doch irgendwann wird der Frust immer größer. So wird es schließlich notwendig Strukturen aufzubauen. Und diese neuen Strukturen stellen sich in der Praxis immer wieder als sehr effektiv heraus. Eine Optimierung des eigenen Unternehmens beginnt damit, dass den Mitarbeitern die Tätigkeiten genau zugeordnet werden. Dies führt dazu, dass auch bei unangenehmen Aufgaben endlich jemand zuständig ist. Diese Vorgehensweise ersetzt das Prinzip Hoffnung welches nur selten funktioniert.

Keine Reibereien mehr
Insbesondere an den Schnittstellen gibt es durch Stellenbeschreibungen weniger Reibereien schließlich sind die Aufgaben des Tagesgeschäfts ganz eindeutig geregelt. Dies führt zu einer schnelleren Abarbeitung der Aufgaben, weniger Fehlern, zu einer besseren Arbeitsatmosphäre insgesamt sowie zu einer besseren Übersicht über die tatsächliche Auslastung.

Warum Mitarbeiter gehen
Die guten Mitarbeiter verlassen ein Unternehmen immer zuerst weil sie spüren, dass der Wirkungsgrad nicht mehr passt. Denn: Unklare Abläufe in der Organisation bremsen die Mitarbeiter aus. Ein guter Vertriebsleiter mit vielen potentiellen neuen Aufträgen, die nur selten fehlerfrei abgearbeitet werden, kann nicht zufrieden sein. Denn durch diese Fehler werden seine Folgeaufträge vermindert und damit sein Erfolg. In einem schlecht organisierten Unternehmen zu arbeiten ist wie Fahrradfahren mit Gegenwind macht keiner länger als unbedingt erforderlich.

Geeignete Mitarbeiter finden
Weiterentwickelte Organisationen führen zu einer größeren Arbeitsteilung: Es geht nicht mehr darum, dass Mitarbeiter als Generalisten alles können, sondern vielmehr darum, Spezialisten im Unternehmen aufzubauen. Somit nimmt die Aufgabenteilung zu: Fachleute übernehmen die anspruchsvollen Arbeiten. Für die administrativen Aufgaben sind wiederum Assistenten oder Junior-Manager zuständig. Dies führt dazu, dass ein Unternehmen weniger Experten benötigt und offene Stellen schneller besetzt werden können. Denn es ist einfacher, eine Assistenzstelle zu besetzen, als Experten zu finden, die nebenbei noch administrative Aufgaben übernehmen.

Führungskräfte werden entlastet
Werden diese Punkte umgesetzt, werden vorhandene Aufträge automatisch besser und schneller abgearbeitet. In allen Bereichen ist eine deutlich positive Entwicklung zu verzeichnen was wiederum dazu führt, dass sich auch die Arbeitsbelastung der Inhaber spürbar, unmittelbar und langfristig verringert!

Fazit
Gewachsene Unternehmen müssen also gar nicht mehr so flexibel sein. In einer Organisation, die optimal aufgestellt ist, kennt jeder seine Aufgaben, sind Prozesse eingespielt und werden fehlerfrei abgearbeitet. Nutzen Sie also nicht erst den nächsten Umsatzrückgang, um das Zusammenspiel Ihrer Mitarbeiter einfacher zu gestalten!