Bad Segeberg. Der Sommer hat sich nun doch endlich durchgesetzt, und mit den steigenden Temperaturen steigt auch die Vorfreude auf gesellige Zusammenkünfte im Freien. Betriebsfeiern, Sommerfeste und Events sind die perfekte Gelegenheit, das Team zu stärken, Kunden zu begeistern und das Unternehmen ins Rampenlicht zu stellen. 

Doch bevor die Grills angezündet und die Drinks serviert werden, sollten Unternehmer sich mit den rechtlichen Anforderungen und möglichen Fallstricken vertraut machen, um einen reibungslosen Ablauf sicherzustellen. In diesem Beitrag erfahren Sie, was bei der Planung von Sommerveranstaltungen zu beachten ist – von Haftung und Genehmigungen bis hin zum Versicherungsschutz und den arbeitsrechtlichen Aspekten.

1. Haftung und Sicherheit: Was passiert, wenn etwas schiefgeht?

Als Unternehmer tragen Sie die Verantwortung für die Sicherheit Ihrer Gäste. Ob Betriebsfeier im Garten, Sommergrillen oder Firmenevent – die Sicherheit muss gewährleistet sein. Kommt es zu einem Unfall, etwa durch ein nicht ordnungsgemäß gesichertes Zelt oder eine defekte Grillvorrichtung, kann dies rechtliche Konsequenzen für Sie als Veranstalter haben.

Worauf sollten Sie achten?

  • Sicherheitsvorkehrungen:
    Die Veranstaltung muss sicher durchgeführt werden. Zelte, Bühnen und andere Aufbauten sind ordnungsgemäß zu sichern. Auch Grillen und andere Freizeitaktivitäten müssen so organisiert werden, dass keine Gefahren für die Teilnehmer entstehen.
  • Verantwortung für die Gäste:
    Werden Gäste während der Veranstaltung verletzt und liegt eine Verletzung der Sorgfaltspflichten vor, kann der Veranstalter haftbar gemacht werden (§§ 823, 831 BGB). Für Mitarbeiter greift bei betrieblichen Gemeinschaftsveranstaltungen die gesetzliche Unfallversicherung, sofern die Veranstaltung von der Unternehmensleitung initiiert, gebilligt oder getragen wird und allen Mitarbeitern offensteht (vgl. SG Osnabrück, Urteil vom 21.09.2017, Az. S 19 U 162/16, openlegaldata.de).
  • Alkohol:
    Bei Ausschank alkoholischer Getränke ist sicherzustellen, dass niemand in einem Zustand das Gelände verlässt, der zu einer Gefährdung für sich oder andere führen könnte.

2. Genehmigungen und Lärmschutz: Wann brauchen Sie eine Erlaubnis?

Veranstaltungen im Freien oder größere Events können genehmigungspflichtig sein, insbesondere wenn:

  • Musik gespielt wird oder das Event zu später Stunde stattfindet,
  • Alkohol ausgeschenkt oder gastronomische Versorgung angeboten wird,
  • eine größere Teilnehmerzahl zu erwarten ist.

Was müssen Sie tun?

  • Lärmschutz und Ruhezeiten:
    Die Einhaltung der Lärmschutzbestimmungen ist zwingend. In den meisten Städten und Gemeinden gelten festgelegte Ruhezeiten (meist ab 22:00 Uhr). Diese sind zu respektieren, um Nachbarschaftsstreitigkeiten und ordnungsrechtliche Maßnahmen zu vermeiden.
  • Genehmigungspflichtige Aktivitäten:
    Bei Events mit Musik, Tanz oder größeren Menschenmengen ist frühzeitig beim zuständigen Ordnungsamt zu klären, ob eine Genehmigung erforderlich ist. Die Anzeige der Veranstaltung ist häufig notwendig (§ 12 GastG, § 29 Abs. 2 BImSchG).

3. Versicherungen: Welcher Versicherungsschutz ist erforderlich?

Ob Sommerfest oder großes Event – ein passender Versicherungsschutz ist unerlässlich, um sich vor möglichen Schäden oder Haftungsansprüchen zu schützen.

Relevante Versicherungen:

  • Veranstalterhaftpflichtversicherung:
    Schützt vor den finanziellen Folgen von Schäden oder Verletzungen, die während der Veranstaltung entstehen können.
  • Unfallversicherung:
    Für Mitarbeiter greift die gesetzliche Unfallversicherung, sofern die Veranstaltung die Voraussetzungen einer betrieblichen Gemeinschaftsveranstaltung erfüllt (vgl. SG Osnabrück, Urteil vom 21.09.2017, Az. S 19 U 162/16, openlegaldata.de). Für Gäste empfiehlt sich eine Veranstalterhaftpflichtversicherung.
  • Wetterversicherung:
    Besonders bei Outdoor-Events kann eine Wetterversicherung sinnvoll sein, um finanzielle Schäden durch Stornierungen oder Wetterschäden zu vermeiden.

4. Rechte und Pflichten der Mitarbeiter: Was gilt für Betriebsfeiern?

Betriebsfeiern und Sommerfeste fördern den Teamgeist, unterliegen aber auch arbeitsrechtlichen Vorgaben:

  • Arbeitszeit:
    Findet die Betriebsfeier außerhalb der regulären Arbeitszeiten statt, kann sie dennoch als Arbeitszeit gelten, insbesondere wenn die Teilnahme erwartet oder gefordert wird. Überstunden und Arbeitszeitregelungen sind zu beachten (§§ 2, 3 ArbZG).
  • Alkoholkonsum:
    Verantwortungsbewusster Umgang mit Alkohol ist geboten. Übermäßiger Alkoholkonsum kann zu Vorfällen führen, die die Haftung des Arbeitgebers betreffen. Klare Regeln zum Alkoholkonsum sollten vorab kommuniziert werden.
  • Antidiskriminierung:
    Die Veranstaltung muss inklusiv und diskriminierungsfrei gestaltet werden. Sexuelle Belästigung oder Diskriminierung auf der Betriebsfeier kann zu arbeitsrechtlichen Konsequenzen führen.
  • Unfallversicherung:
    Die gesetzliche Unfallversicherung greift nur, wenn die Veranstaltung von der Unternehmensleitung initiiert, gebilligt oder getragen wird und allen Mitarbeitern offensteht (vgl. SG Osnabrück, Urteil vom 21.09.2017, Az. S 19 U 162/16, openlegaldata.de).

5. Verträge mit Dienstleistern: Worauf sollten Sie achten?

Für Events werden häufig Dienstleister wie Catering-Unternehmen, Musik-DJs oder Eventmanager engagiert.

Wichtige Punkte:

  • Vertragliche Regelungen:
    Mit allen Dienstleistern sind schriftliche Verträge abzuschließen, die Regelungen zu Stornierungen, Haftung und Leistungsumfang enthalten.
  • Absicherung im Schadensfall:
    Dienstleister sollten über ausreichenden Versicherungsschutz verfügen, insbesondere wenn sie direkt für die Sicherheit oder das Wohlbefinden der Gäste verantwortlich sind.

Fazit: Gut geplant ist halb gewonnen! Sommerfeste und Veranstaltungen bieten Unternehmern die Möglichkeit, das Team zu stärken, das Unternehmensimage zu fördern und die Kundenbindung zu verbessern. Damit alles reibungslos läuft, ist eine sorgfältige Planung unerlässlich. Achten Sie auf die Sicherheitsvorkehrungen, holen Sie die erforderlichen Genehmigungen ein, sorgen Sie für den richtigen Versicherungsschutz und klären Sie alle arbeitsrechtlichen und vertraglichen Fragen. Mit dieser Vorbereitung können Sie Ihre Veranstaltung genießen und rechtliche Stolperfallen vermeiden.

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