Tornesch (em/nl) Die UniT bietet Selbständigen und Unternehmern nicht nur gesellige Abende, Neugeschäfte und Kooperationen, sondern darüber hinaus auch interessante Seminare, Vorträge und Firmenbesichtigungen.

Heute kommt zur Abwechslung mal eine kleine Geschichte, die einige UniTler bei einem Vortrag zu dem Thema Zeitmanagement gehört haben. Denn: Wer kennt das nicht? Freitagmorgen extra früher aufgestanden und abends noch eine Stunde länger im Büro geblieben, um endlich den Schreibtisch frei zu bekommen, und zudem das Vorhaben: Endlich am Wochenende mal mehr Zeit für die schönen und wichtigen Dinge des Lebens zu haben. Und dann geht man nach Hause und hat das Gefühl den ganzen Tag eigentlich gar Nichts geschafft zu haben. Zahlreiche Angebote sowie die Buchhaltung sind wieder liegen geblieben und nun muss doch noch am Wochenende gearbeitet werden. Hier nun die versprochene Geschichte: Eines Tages wurde ein alter, in Ehren ergrauter Professor gebeten, an einer anspruchsvollen Abendschule ein Referat zum Thema „Zeitmanagement“ zu halten.

Der Kurs war für eine Gruppe von 15 Managern größere r Gesellschaften bestimmt. Da der Kurs einen von fünf Teilen einer Tagung bildete, sollte der Professor in nur einer Stunde sein Wissen zu diesem Thema an die Manager vermitteln. Zur vereinbarten Zeit stand nun der alte Professor vor der Elite von 15 Managern, die danach fieberten, sämtliche Einzelheiten aufzuschreiben. Der Professor beobachtete seine aufmerksamen Zuhörer, einen nach dem anderen, langsam und sprach dann: „Wir werden ein Experiment machen“ Mit diesen Worten stellte er ein sehr großes gläsernes Gefäß auf den Tisch. Dann holte er unter dem Tisch ein Dutzend Steine hervor, die jeweils ungefähr so groß wie Tennisbälle waren und legte sie vorsichtig, einen nach dem anderen in die gläserne Schüssel.

Als das Glas gefüllt und es unmöglich war, noch einen zusätzlichen Stein hinein zu tun, blickte der Professor die Tagungsteilnehmer an und fragte: „Ist das Glas voll?“ Alle antworteten spontan: „Ja!“ Darauf holte er unter der Tischplatte einen Behälter mit Kies hervor. Mit Sorgfalt kippte er den Kies über die großen Steine bis der Kies dazwischen zum Boden des Glasgefäßes vorgedrungen war. Abermals blickte der Professor auf sein Publikum und fragte erneut: „Ist dieses Glas jetzt voll?“ Dieses Mal durchschauten die Tagungsteilnehmer das Spielchen. Einer der Manager antwortete: „Sehr wahrscheinlich nicht!“ Der Professor nickte und beugte sich wieder und dieses Mal holte er unter der Tischplatte einen Kessel voll trockenem Sand hervor. Vorsichtig kippte er den Sand in das Glasgefäß und der Sand füllte die Hohlräume aus. Erneut fragte der Professor: „Ist das Glas jetzt voll?“ Die gespannten Kursteilnehmer verneinten. Der Professor nahm, wie erwartet, einen Krug mit Wasser und füllte das Glas bis zum oberen Rand. Dann fragte er: „Welche große Wahrheit lässt sich mit diesem Experiment beweisen?“

Ein Tagungsteilnehmer antwortete: „Das Experiment beweist, dass man auch bei vollem Terminkalender weitere Termine, neu anstehende Dinge hinzufügen kann, wenn man wirklich will!“ Der weise Professor verneinte: „Das ist es nicht! Dieses Experiment beweist folgende große Wahrheit: Wenn man nicht zu allererst die großen Steine in den Glasbehälter legt, lassen sich nicht alle Dinge und ganz besonders nicht mehr die großen Steine im Glas unterbringen!“ Da breitete sich unter den Zuhörern ein nachdenkliches Schweigen aus. Jedem wurde die tiefe Wahrheit des Experiments deutlich. In die Stille hinein fragte der weise Professor: „Welches sind die großen Steine in eurem Leben? Ist es die Gesundheit, die Familie, die Freunde, tun was man mag, Träume verwirklichen, lernen, einer Sache dienen, sich entspannen, sich Zeit nehmen für ein Hobby oder etwas ganz anderes?

Was man sich unbedingt merken muss, ist, wie wichtig diese großen Steine in unserem Leben sind! Wenn man diese nicht zu allererst in sein Leben einbringt, läuft man Gefahr, das erfüllte Leben zum Scheitern zu bringen. Wenn man den Lappalien, dem Kies und dem Sand, den Vorrang gibt, füllt man sein Leben mit Nichtigkeiten und die kostbare Zeit, in der man sich den wichtigsten Elementen seines Lebens widmen sollte, geht verloren und ist nicht mehr verfügbar! Vergessen Sie also nie, sich die Frage zu stellen: Welche sind die großen Steine meines Lebens? Legen Sie diese Steine zu allererst in ihr Glas, ihr Leben, und fügen sie erst dann kleinere Steine, Sand und Wasser hinzu!´ Mit einer freundlichen Handbewegung und einem leisen Lächeln verabschiedete sich der alte Professor von seinem nachdenklichen Publikum und verließ den Saal.

Effektiv Zeit einsparen
Zahlreiche Menschen werden jetzt wahrscheinlich denken: „In der Theorie hört sich das ja Alles schön und gut an, aber...“ Francisco Schnell von der Agentur Rindle war auch schon einmal an diesem Punkt und hat sich dann aber gefragt: „Wenn ich jetzt nichts an meiner Situation ändere, wie sieht mein Leben dann in 10 oder 20 Jahren aus?“ Die Antwort war so erschreckend, dass er sofort angefangen hat nach Zeitdieben Ausschau zu halten und seine Arbeit anders zu organisieren. Francisco Schnell rät: „Machen Sie doch auch einmal das Experiment und schreiben sich einfach ein oder zwei Wochen lang auf, womit Sie sich den ganzen Tag beschäftigt haben. Vielleicht schaffen Sie es sogar im zweiten Schritt diese Tätigkeiten in Kategorien einzuordnen, wie beispielsweise Angebote schreiben, E-Mails lesen, Kundentelefonate führen und so weiter. Ein weiterer Schritt könnte sein: Kategorisieren und Planen der Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit. Können Sie bestimmte Tätigkeiten zusammenfassen? Beispiel: Sie haben Ihr E-Mail-Programm nicht permanent geöffnet, um nicht ständig von neuen Mails abgelenkt zu werden. Sie werden erstaunt sein, dass Sie manchmal schon viel Zeit mit einer kleinen Umstellung gewinnen können.“

Das ist doch interessant, oder?
„Nehmen Sie sich einfach mal die Zeit und versuchen Sie für sich ein geeignetes System zu schaffen, bei dem Ihnen noch ausreichend Zeit für die Dinge bleibt, die Ihnen wirklich am Herzen liegen“, schließt Francisco Schnell.