Rohrdorf (em/lm) Wie mittelständische Unternehmen bei Bewerbern die Spreu vom Weizen trennen und zuverlässig herausfinden, welcher Kandidat ideal zu ihnen passt, erklärt Petra Klein, Geschäftsführerin der Steinbeis Beratung GmbH.
Eine Stelle mit dem falschen Bewerber zu besetzen, ist teuer und mit Folgeaufwand verbunden. Die Auswahl neuer Mitarbeiter sollte daher effizient und vor allem treffsicher erfolgen. Um Bewerber zielgerichtet selektieren und befragen zu können, kommt es zunächst darauf an, ein Anforderungsprofil für die vakanten Stellen zu erstellen. Dieses Profil beinhaltet die zu erfüllenden Qualifikationen und Aufgaben, die Befugnisse, Verantwortungsbereiche und Position im Unternehmen.
Aus den Anforderungskriterien ergibt sich, welche Kompetenzen erforderlich sind, um die Stelle erfolgreich auszufüllen. Die Personalabteilung sollte mit dem jeweiligen Fachvorgesetzten rechtzeitig festlegen und priorisieren, welche fachlichen, emotionalen, methodischen und sozialen Kompetenzen unverzichtbar sind und welche Fertigkeiten Bewerbern zusätzliche Pluspunkte verschaffen.
Nachdem das Anforderungsprofil erstellt und zwischen Personalbereich und Fachvorgesetzten abgestimmt ist, können Fragen für die anstehenden Bewerbergespräche formuliert werden. Diese Fragen werden zu einem Gesprächsleitfaden gebündelt. Nach und nach ergibt sich so ein umfassender Fragenkatalog, aus dem Personal- und Bereichsverantwortliche die Fragen auswählen können, die zum jeweiligen Stellenprofil passen. Der Aufwand, um die Anforderungs- und Kompetenzprofile zu erstellen, relativiert sich daher sehr schnell. Zugleich erhöht sich die Qualität der Personalauswahl, um nicht nur den besten Bewerber, sondern den passenden Mitarbeiter zu finden.
Was ein Mitarbeiter zu bieten hat
Zeugnisse und Referenzen sind wichtig. Noch wichtiger ist indes, den Bewerbern in Gesprächen gehörig auf den Zahn zu fühlen. Mit Bewerbern, die in der erweiterten Auswahl sind, kann zunächst ein ausführliches Telefonat geführt werden. Die telefonische Sondierung erspart Kandidaten die Anreise und dem Personaler beziehungsweise Fachvorgesetzten Zeit. Aufschlussreich ist etwa, ob sich Bewerber im Vorfeld des Gesprächs, beispielsweise im Internet, über das Unternehmen informiert und sich mit den Produkten auseinandergesetzt haben. Gute Bewerber recherchieren umfassend. Wenn sie keine Fragen zur Firma und den Produkten stellen, ist das schlecht für den Kandidaten.
Die Erfahrung zeigt, dass vor allem die persönlichen Einstellinterviews professioneller geführt werden sollten. Im Unterschied zu Personalverantwortlichen, die Vorstellungsgespräche in der Regel versiert führen, wissen die an den Gesprächen beteiligten Bereichs- und Abteilungsleiter häufig nicht, was sie beachten sollten. Sie sprechen dann viel von ihrer Abteilung, präsentieren sich beziehungsweise das Unternehmen ausführlich, erfahren aber zu wenig vom Bewerber. Wer am Ende eingestellt wird, hängt dann letztlich vom Bauchgefühl und der Sympathie ab, zu wenig von der tatsächlichen Kompetenz. Denn die wirklich wichtigen Fakten werden nicht umfassend abgeklärt.
Wer fragt, der führt
Auch in Bewerbergesprächen ist Gründlichkeit gefragt. Die beteiligten Personaler und Führungskräfte sollten zum Beispiel im Vorfeld die Inhalte und die Dauer des Gesprächs festlegen. Dazu gehört es, zu bestimmen, wie die Einstellinterviews eröffnet werden. Im Rahmen der Vorbereitung ist unter anderem zu klären, welcher Raum für die Gespräche zur Verfügung steht, die Termine und die Sitzordnung. Zudem ist Sorge zu tragen, dass ausreichend Informationsmaterial über das Unternehmen verfügbar ist. Idealerweise legen diejenigen, die die Gespräche durchführen, ihre Rollenverteilung fest und stimmen ab, wer die Bewerber was fragt.
Entscheidend ist, Bewerber zum Beispiel nicht mit eigenen Ausführungen zu überfluten, sondern stringent Informationsfragen zu stellen und zu sagen, was von den potenziell neuen Mitarbeitern erwartet wird. Sonst verstreicht wertvolle Zeit nutzlos. Das bedeutet: Das Zuhören ist wichtig. Der eigene Redeanteil sollte deutlich geringer sein als der des Bewerbers. Eigene Meinungen sollten die Frager zurückhalten. Die Fragen, die Bewerbern gestellt werden, sollten klar formuliert sein. Von Suggestivoder hypothetischen Fragen ist abzusehen. Die Personaler beziehungsweise Fachverantwortlichen sollten allerdings bedarfsbezogen nachfragen und Bewerber auffordern, ihre Darstellungen zu begründen, idealerweise anhand von Beispielen. Die so genannten Orientierungsfragen beziehen sich auf den Bewerbungsgrund, Lücken in einer Bewerbung oder ergänzende Angaben zum Lebenslauf. Die Sondierungsfragen sollen klären, inwieweit Kandidaten das Anforderungsprofil erfüllen.
Wichtig ist es, mit Bewerbern offen umzugehen auch in Gehaltsfragen. Wenn ein Unternehmen wenig anbieten kann, sollte die Geldfrage am Ende gestellt werden, um vorher Überzeugungsarbeit leisten zu können. Wenn das Gehalt überdurchschnittlich ist, kann es früher thematisiert werden. Es kommt darauf an, eine für beide Seiten akzeptable Lösung zu finden. Auch Nebenleistungen sind einzubeziehen (vergleiche Checkliste). Foto: Petra Klein ist Geschäftsführerin und Führungstrainerin bei der Steinbeis Beratung GmbH, Rohrdorf.
