Norderstedt (em/lm) Die dxp distribution GmbH hat ihrem Archivsystem documentXpath eine weitere Funktion hinzugefügt: E-Mails samt Anhängen können nun auch digital und revisionssicher archiviert werden.
Auf vielfachen Kundenwunsch hin haben die innovativen Norderstedter ihr erfolgreiches Produkt innerhalb kürzester Zeit entscheidend erweitert. „Dies demonstriert die Flexibilität von kleinen Unternehmen. Bei großen Anbietern vergehen Jahre bis solche Kundenwünsche umgesetzt werden“, sagt Geschäftsführer Uwe Griebenow nicht ohne Stolz. Die neue E-Mail-Funktion wurde nach dem documentXpath typischen benutzerfreundlichen Ansatz entwickelt und implementiert. Alle zu archivierenden Mails werden mit den dazugehörigen Anhängen automatisch sofort oder auf Wunsch zeitversetzt abgerufen, analysiert und revisionssicher gespeichert. Alle Prozesse der Inhaltsanalyse verlaufen dabei auch komplett automatisch. Selbst die Struktur der Ausgangsmail ist unerheblich. Ob es sich um Text oder eine sogenannte HTML-Mail handelt, ist irrelevant: documentXpath analysiert und verarbeitet jedes Format fehlerlos. Griebenow begeistert: „Unser Produkt ist jetzt noch attraktiver geworden. Es ist uns wichtig, den Bedürfnissen des Marktes so schnell wie möglich zu entsprechen. Dies ist uns, so denken wir, hier sehr schnell erfolgreich gelungen.“
Untersuchungen haben ergeben, dass über 95 Prozent aller abgelegten Geschäftsunterlagen wie Rechnungen, Lieferscheine, Aufträge und so weiter während der langjährigen Aufbewahrungspflichtzeit nie wieder angefasst werden. Hier setzt das digitale Archivieren an: Anstatt teuren und knappen Lagerraum mit Metern von Akten zu blockieren, speichern die Kunden von dxp bis zu zwei Millionen Seiten auf einem Rechner, der gerade einmal die Größe eines Taschenbuches hat. Die Zeitersparnis bei documentXpath ist immens: Müssen bei herkömmlichen elektronischen Archiven sämtliche Dokumente vorher beschrieben und getrennt werden, erfolgt dies hier völlig unsortiert. Die Verarbeitung der gescannten Dokumente erfolgt direkt nach dem Scannen auf Basis einer Volltextsuche mit weitergehenden semantischen und linguistischen Analysen. Dies ermöglicht ein späteres Wiederfinden auf einfachste Weise: Man „googled“ zum Beispiel die gesuchte Rechnung einfach im Archiv und findet sie in Sekundenschnelle. Das System besteht aus einem professionellen Dokumentenscanner, einem vorinstalliertem Archivspeicher und einem kleinen Touchpad als Bedieneinheit.
Der Scanner verarbeitet neben handelsüblichem DIN A4-Papier auch Zeitungsausschnitte, Flyer, leichte Pappe bis hin zu Kassenquittungen. Diese können bis zu einer Länge von 2,5 Metern direkt gescannt werden. Die Archivierungslösung wurde von Lalayan in den letzten Jahren entwickelt und wurde von der dxp distribution GmbH Ende 2013 auf dem Markt erfolgreich eingeführt. Es ist im Bürotechnik-Fachhandel bundesweit erhältlich. Das Produkt wurde mehrfach prämiert, unter anderem mit dem „Idee voraus Preis 2013“ des Norderstedt Marketing e.V. Weitere Informationen zum Produkt unter: www.documentXpath.com
Foto: Uwe Griebenow, Geschäftsführer der dxp distribution GmbH.
